Privacy beleid Huurdersvereniging Sneek
Privacyverklaring voor participanten
Algemeen
De vereniging behartigt de belangen van de participanten van Huurdersplatform
Huurdersvereniging Sneek. Voor het versturen van de digitale en papieren nieuwsbrief,
ontkomen we er niet aan om persoonsgegevens van u te verwerken. Uw naam,
adres en woonplaats gegevens ontvangen wij van uw corporatie via een
beveiligde en versleutelde e-mailverbinding. Huurdersvereniging Sneek beheert deze gegevens
in de ledenadministratie en gebruikt deze voor het versturen van genoemde
uitgaven en voor het sturen van brieven met informatie die de participanten
aangaan. Wij vinden het belangrijk om u te informeren hoe wij met uw gegevens
omgaan. En waar wij ze voor gebruiken. Wij informeren u ook over uw rechten
hierin.
Regelgeving
Op het gebied van privacy en bescherming van persoonsgegevens hebben wij
onder meer te maken met de volgende wet- en regelgeving:
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 25 mei 2018
vrijwilligersovereenkomsten.
Wat zijn persoonsgegevens?
Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle gegevens die herleidbaar zijn naar
een persoon. Bijvoorbeeld de combinatie van naam en geboortedatum,
contactgegevens, of een pasfoto.
Huurdersvereniging Sneek vraagt haar participanten noch haar kandidaat-participanten naar
bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra
beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld het Burger Service
Nummer (BSN), gezondheids- of medische gegevens en de gegevens van
kinderen.
Gronden voor de verwerking van persoonsgegevens
De AVG kent 6 algemene grondslagen voor het verwerken van
persoonsgegevens:
- toestemming van de betrokken persoon
- de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een
overeenkomst - de gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een
wettelijke verplichting - de gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale
belangen - de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak
van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag - de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de
gerechtvaardigde belangen.
Bij nieuwe participanten vraagt Huurdersvereniging Sneek altijd om expliciete toestemming aan
personen voor het mogen verwerken van de voor het lidmaatschap relevante
persoonsgegevens. Voor lopende lidmaatschappen wordt zoveel mogelijk alsnog
getracht deze expliciete toestemming te verkrijgen. Voor zover dat niet, althans
niet tijdig lukt, baseert Huurdersvereniging Sneek de grondslag voor het verwerken van
persoonsgegevens toe op hetgeen is verwoord onder de nummers 2 en 6. Het
lidmaatschap van Huurdersvereniging Sneek is immers een overeenkomst, die door beide
partijen te allen tijde kan worden opgezegd.
Verwerken van persoonsgegevens
Onder het verwerken van persoonsgegevens verstaat de wet: het verzamelen,
opslaan, inzien, delen, koppelen, gebruiken, wijzigen, verwijderen enzovoort;
kortom, alles wat we doen met persoonsgegevens. Volgens de wet moeten we zo
min mogelijk persoonsgegevens verwerken, de zogeheten: dataminimalisatie.
Website van Huurdersvereniging Sneek
Er is een website van Huurdersvereniging Sneek waarmee u te maken kunt krijgen. Dit is: www.Huurdersvereniging Sneek.nl. Dit is de website die u nu bezoekt. Op deze website
verstrekt u aan Huurdersvereniging Sneek geen persoonlijke gegevens. Wel maken wij gebruik
van cookies. Deze hebben als doel om gegevens te verzamelen voor onze
web statistieken. De op personen herleidbare gegevens worden niet bewaard en
niet gedeeld met derden. Dat geldt ook wanneer u het contactformulier invult. In
die gevallen worden de door u verstrekte gegevens alleen gebruikt om de door u
opgevraagde informatie toe te sturen of om contact op te nemen.
Privacy: een serieuze zaak
Huurdersvereniging Sneek neemt uw privacy serieus en hanteert een strikt privacy beleid. Bent
u lid van Huurdersvereniging Sneek? Dan verwerken wij uw persoonsgegevens voor de
uitvoering van uw lidmaatschap en de verzending van de digitale en papieren
nieuwsbrieven. Gegevens die wij van u nodig hebben zijn: uw naam, adres,
woonplaats, en e-mailadres. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:
. alle persoonsgegevens verwerken wij enkel voor rechten en plichten welke
voorvloeien uit uw lidmaatschap van Huurdersvereniging Sneek. Deze verwerking is te
allen tijde gebaseerd op de AVG. Uw gegevens zijn met uw toestemming
verkregen.
. wij gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Wij
hebben voorzorgsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te
beschermen, waaronder gecontroleerde toegang tot zowel de digitale als
de (eventueel nog) analoge gegevens.
Bewaartermijnen gegevens
Huurdersvereniging Sneek bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk, in
geen geval langer dan de wettelijk toelaatbare termijn.
Functionaris Gegevensbescherming
Huurdersvereniging Sneek verwelkomt (relevante) opmerkingen en commentaar op de
informatie die u op onze website aantreft. De bestuurder is belast met het
interne toezicht op ons privacy beleid. Ook handelt de bestuurder vragen en
klachten af van mensen binnen en buiten onze organisatie over de verwerking
van privacygegevens.
Uw opmerkingen of vragen daarover stuurt u aan de functionaris
gegevensbescherming naar:
Huurdersvereniging Sneek
tav. de bestuurder
Johan Willem Frisostraat 52 8606 CX Sneek
Ik word lid van Huurdersvereniging Sneek
Als u lid wordt van Huurdersvereniging Sneek, welke persoonsgegevens hebben wij dan
normaliter van u nodig?
. uw naam, huidig adres (straat, huisnummer, postcode en woonplaats),
telefoonnummer en e-mailadres
Alleen in enkele situaties waarin Huurdersvereniging Sneek de incasso van de contributie zelf
verzorgt, of waarin leden een verhuizing buiten het woningbezit van hun
corporatie eerst achteraf doorgeven, en recht op terugstorting kennen van teveel
afgedragen contributie. zullen wij ook naar uw bankrekeningnummer vragen. Op het moment dat de incasso (weer) gaat verlopen via de corporatie, dan wel de terugstorting is geplaatst, zullen gegevens betreffende een bankrekeningnummer worden vernietigd.
Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor:
. registratie van uw lidmaatschap;
. versturen de digitale en papieren nieuwsbrief en informatie richting de
participanten;
. uitnodigingen voor bijeenkomsten;
. afhandelen van geschillen en klachten;
. (klant) onderzoek;
. onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening;
. intern beheer van de organisatie (bijvoorbeeld managementinformatie).
Nieuwsbrief
Bent u lid van Huurdersvereniging Sneek en heeft u uw e-mailadres aan ons verstrekt? Dan
ontvangt u periodiek de Nieuwsbrief digitaal, als u daarom verzocht heeft.
Wanneer u zich afmeldt voor het digitaal ontvangen van de Nieuwsbrief, wordt
uw e-mailadres van onze verzendlijst voor deze uitingen verwijderd.
Surf- en klikgedrag
We kunnen informatie verzamelen over uw bezoek aan onze websites.
Bijvoorbeeld de pagina’s die u bekijkt, de koppelingen (links) waarop u klikt en
de andere acties die u onderneemt. Zoals het invullen van een formulier of het
downloaden van een document.
Met deze informatie kunnen wij onze websites beter afstemmen op de behoeften
van de bezoekers.
Daarnaast verzamelen we bepaalde standaardinformatie die uw browser verzendt
naar elke website die u bezoekt. Zoals het type en de taal van de browser, de
tijd van uw bezoek en het webadres van waaruit u onze website bereikte. De
website van Huurdersvereniging Sneek bevat geen content van derde partijen, zoals widgets,
plug-ins of embedded content.
Gegevens aan derden
Wij verstrekken alleen uw gegevens aan derde partijen die door ons zijn
ingeschakeld voor de werkzaamheden genoemd onder ‘Waarvoor gebruiken wij
deze gegevens?’ Hierbij kunt u denken aan de verspreider van onze post en de
drukker die uw NAW-gegevens ‘inprint’ in onze brieven of op onze enveloppen.
Wij verstrekken in dat geval alleen uw contactgegevens (naam, adres,
woonplaats).
Als een andere partij werk voor Huurdersvereniging Sneek verricht moet deze partij zich
contractueel hebben verplicht om zorgvuldig om te gaan met uw
persoonsgegevens.
Ledenadministratie Huurdersvereniging Sneek
Huurdersvereniging Sneek ontvangt uw NAW-gegevens en e-mailadres van de verhuurder.
Huurdersvereniging Sneek draagt zorg voor het beheer van de ledenadministratie van de leden
van Huurdersvereniging Sneek. Dit betekent dat wanneer u lid wordt of bent van Huurdersvereniging Sneek, uw persoonsgegevens door uw verhuurder worden verwerkt. Ook geeft de verhuurder de betaling van de contributie aan ons door. Opzeggingen geven wij
door aan de corporaties.
Gegevensbeveiliging
De veiligheid van uw persoonlijke gegevens heeft bij ons grote prioriteit. Uw
gegevens, die bij Huurdersvereniging Sneek zijn opgeslagen, worden daarom door ons
beschermd. Dit doen wij met technische en organisatorische maatregelen om
verlies of misbruik door derden effectief te voorkomen. Onze medewerkers die
deze persoonlijke gegevens verwerken, zijn tot geheimhouding van uw gegevens
verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens
controleren wij regelmatig. Wanneer nodig passen we dit aan de nieuwste stand
van de techniek aan. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig
is. Daarbij worden in elk geval de wettelijke minimum bewaartermijnen in acht
genomen. Zodra deze persoonsgegevens niet meer nodig zijn, vernietigen we
deze. Of we bewaren ze op een zodanige manier, dat ze niet meer herleidbaar
zijn tot een persoon. Dit doen we alleen voor statistisch of trendonderzoek. Deze
principes gelden ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze
aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.
Wat zijn uw rechten?
Elk lid van Huurdersvereniging Sneek heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling,
verwijdering, afscherming als het gaat om de verwerking van zijn eigen
persoonsgegevens. Een verzoek tot inzage kan via e-mail, de website of een
brief. Daarna krijgt de verzoeker een volledig overzicht van de verwerkte
gegevens, de herkomst van de gegevens en de doelen van de verwerking van de
gegevens.
Geen inzage
De navolgende gegevens worden niet door Huurdersvereniging Sneek aan participanten
overgelegd:
. persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik
. persoonsgegevens van derden.
Verzoeken tot correctie en verwijdering
Correctie van persoonsgegevens kan alleen als de gegevens onjuist of onvolledig
zijn. Ook als de gegevens overbodig zijn voor het doel waarvoor de gegevens
zijn verzameld kunnen we deze aanpassen of verwijderen. Dat geldt natuurlijk
ook wanneer de gegevens in strijd met de wet zijn verwerkt. Is het
correctieverzoek terecht? Dan voeren wij de wijzigingen zo snel mogelijk door.
Sneek, 18-10-2022, versie 1.0.